Zwei Fehler sind gleich teuer: alles wegwerfen und alles aufheben. Der erste kostet Beweise, der zweite kostet die Übersicht — und wer nichts findet, hat faktisch auch nichts.
Diese Seite ist die Antwort auf die Frage, die man sich beim Ausmisten stellt.
Lebenslang — der dünne Ordner, der wirklich zählt
Das hier passt in eine Mappe und wird nie weggeworfen. Wenn du nur eine Sache aus diesem Anhang mitnimmst, dann diese Liste.
- Geburtsurkunde, Familienstammbuch, Heirats- und Scheidungsurkunden
- Zeugnisse: Schule, Ausbildung, Studium, alle Arbeitszeugnisse
- Sozialversicherungsausweis und Rentenversicherungsnummer
- Nachweise über Ausbildungs-, Studien- und Beschäftigungszeiten — sie entscheiden Jahrzehnte später über die Rente, und niemand rekonstruiert sie für dich
- Impfpass, wichtige ärztliche Befunde, Allergiepass
- Steuerbescheide (unbegrenzt aufheben — sie sind der einzige Nachweis über abgeschlossene Jahre)
- Vorsorgevollmacht, Patientenverfügung, Betreuungsverfügung
- Grundbuch- und Erbunterlagen
Solange der Vertrag läuft — plus drei Jahre
Die Faustregel für fast alles Vertragliche. Drei Jahre, weil das die Regelverjährung ist: So lange kann noch etwas nachkommen, in beide Richtungen.
| Unterlage | Aufheben bis |
|---|---|
| Mietvertrag, Übergabeprotokolle, Zählerstände | 3 Jahre nach Auszug — Kaution und Nachforderungen laufen so lange |
| Nebenkostenabrechnungen | 3 Jahre |
| Arbeitsvertrag, Zusatzvereinbarungen | 3 Jahre nach Ende — die Zeugnisse dagegen lebenslang |
| Gehaltsabrechnungen | bis zum Rentenbescheid; mindestens aber bis die Rentenauskunft die Zeit bestätigt |
| Versicherungspolicen | Vertragsdauer plus 3 Jahre |
| Kredit- und Darlehensverträge | 3 Jahre nach vollständiger Rückzahlung, mit der Bestätigung der Ablösung |
| Kontoauszüge | 3 Jahre — bei Belegen für die Steuer länger (siehe unten) |
| Kündigungsbestätigungen | 3 Jahre. Sie sind der Beweis, dass ein Vertrag beendet ist, wenn er Jahre später wieder auftaucht |
Zwei Jahre — die Gewährleistung
Kaufbelege für alles, was kaputtgehen kann: zwei Jahre ab Übergabe. Das ist keine Bürokratie, das ist bares Geld — ohne Beleg keine Gewährleistung (→ Kap. 31).
Praktisch: Kassenbons verblassen. Fotografier den Beleg beim Kauf und leg das Bild in einen Ordner „Belege <Jahr>“. Zehn Sekunden, zwei Jahre Beweiskraft.
Ausnahme nach oben: Bei Handwerks- und Bauleistungen an Gebäuden gelten längere Fristen. Rechnungen für Arbeiten an einer Wohnung oder einem Haus deshalb fünf Jahre aufheben.
Was die Steuer betrifft
Als Privatperson bist du grundsätzlich nicht zur Aufbewahrung verpflichtet — aber das Finanzamt darf innerhalb der Festsetzungsfrist nachfragen, und wer dann nichts vorlegt, verliert den Abzug.
| Unterlage | Aufheben |
|---|---|
| Steuerbescheide | unbegrenzt |
| Belege zur Steuererklärung (Werbungskosten, Spenden, Handwerker) | 4 Jahre nach Zugang des Bescheids; bei laufendem Einspruch bis zum Abschluss |
| Rechnungen für Handwerksleistungen an einer Wohnung | 2 Jahre gesetzliche Pflicht, praktisch 5 Jahre (siehe oben) |
Was du wegwerfen kannst — sofort
Damit die Liste oben überhaupt Platz hat:
- Werbung, die als Rechnung aussieht (der Klassiker: „Eintrag ins Branchenregister“)
- Kontoauszüge älter als drei Jahre ohne Steuer- oder Streitbezug
- Garantiehefte für Geräte, die du nicht mehr hast
- Kopien, von denen du das Original hast
- Verträge, die nachweislich beendet und abgerechnet sind — die Kündigungsbestätigung behalten, den Rest nicht
Und die eine Regel für das Wegwerfen: Alles mit Name, Adresse, Kontonummer oder Kundennummer wird geschreddert oder zerrissen, nicht in den Papiermüll gelegt. Identitätsdiebstahl fängt in Papiertonnen an (→ Kap. 12).
Der Ordner, der das alles trägt
Sechs Fächer. Mehr braucht es nicht, und weniger funktioniert nicht.
- Ich — Urkunden, Zeugnisse, Ausweiskopien, Vorsorgedokumente
- Wohnen — Mietvertrag, Protokolle, Nebenkosten, Energie
- Arbeit — Vertrag, Abrechnungen, Zeugnisse, Weiterbildung
- Geld — Bank, Kredite, Versicherungen
- Gesundheit — Kasse, Befunde, Impfungen
- Laufendes Jahr — alles, was noch nicht einsortiert ist